Simplificação das Permissões do SharePoint

O SharePoint é uma poderosa plataforma colaborativa que permite às equipas armazenar, organizar e partilhar informação de forma eficiente. Um dos requisitos principais para a utilizar é compreender e gerir permissões em sites, listas, bibliotecas de documentos, itens e ficheiros. Neste artigo, apresentamos um guia para principiantes no que toca a permissões de SharePoint, com foco em conceitos de herança, quebra de herança, e atribuição de permissões de diferentes níveis dentro da hierarquia do SharePoint.

O infográfico apresentado em seguida ajuda a compreender as relações de permissões entre sites, listas, bibliotecas de documentos, itens, e ficheiros.

Compreender a Hierarquia de Permissões em SharePoint

1. Sites: No SharePoint, um site é uma coleção de páginas, listas, bibliotecas, e outros recursos. Cada site tem um conjunto exclusivo de permissões que controlam o acesso aos seus conteúdos.

• Listas: São conjuntos de itens relacionados, como tarefas, contactos, ou comunicados. Cada lista dentro de um site pode ter o seu próprio conjunto de permissões, independente das permissões do site.
• Bibliotecas de Documentos: São repositórios para o armazenamento de ficheiros e documentos. Tal como as listas, as bibliotecas de documentos podem ter o seu próprio conjunto de permissões, permitindo um controlo de acesso a ficheiros específicos a um nível granular.
• Itens e Ficheiros: Itens são entradas individuais numa lista, enquanto os ficheiros são armazenados dentro de bibliotecas de documentos. Cada item e cada ficheiro pode ter permissões exclusivas, permitindo um controlo apertado sobre quem os pode consultar, editar, ou eliminar.

Herança e Quebra de Herança

1. Herança: O SharePoint segue uma estrutura de tipo hierárquico, segundo o qual as permissões podem ser herdadas de objetos de alto-nível para os de nível mais abaixo. Por omissão, as permissões são herdadas do objeto “pai” (parent) para os objetos “filhos” (child), ou seja, as listas herdam as permissões atribuídas no site, e os itens de lista herdam as permissões da lista.
2. Quebra de Herança: Quebrar a herança compreende a separação das permissões herdadas entre os objetos a diferentes níveis. Quando é quebrada a herança, podem ser atribuídas permissões únicas a um objeto específico, sem que sejam afetadas as permissões do objeto parent ou dos objetos “irmão” (sibling).

Gerir Permissões em SharePoint

1. Avalie as Necessidades de Acesso: Antes de atribuir as permissões, identifique os requisitos de acesso para cada site, lista, biblioteca de documentos, item, ou ficheiro. Determine quem necessita de permissões para ver, editar, ou contribuir para o conteúdo.
2. Atribua as Permissões a Nível de Site: Defina as permissões do site para controlar o acesso a todas as suas listas, bibliotecas de documentos e itens. Atribua permissões através de grupos de SharePoint ou utilizadores específicos, com base nas suas funções e responsabilidades.
3. Gira as Permissões em Listas e Bibliotecas de Documentos: Para conseguir um controlo aprimorado, atribua permissões exclusivas em listas de bibliotecas de documentos. Considere quebrar a herança em determinados objetos, caso os mesmos necessitem de restrições de acesso específicas.
4. Permissões ao Nível de Item e de Ficheiro: Caso se mostre necessário, atribua permissões exclusivas a itens específicos ou ficheiros dentro de uma mesma biblioteca. Tal processo permite limitar o acesso a informação sensível ou confidencial.

Níveis de Permissão por Omissão (Default) em SharePoint

Abaixo poderá consultar uma tabela que evidencia os níveis de permissão pré-definidos no SharePoint, e os direitos de acesso correspondentes:

Grupos de SharePoint por Omissão (Default)

Seguem os grupos de SharePoint pré-definidos e os seus níveis de permissão associados:

Melhores Práticas para Permissões em SharePoint

1. Planear Antecipadamente as Permissões: Desenhe cuidadosamente a estrutura das permissões antes de as implementar no SharePoint. Considere as relações de hierarquia entre sites, listas, bibliotecas de documentos, itens e ficheiros, de forma a assegurar uma gestão de permissões eficiente e fácil de manter.
2. Minimize a Utilização de Permissões Exclusivas: Muito embora a quebra de herança confira alguma flexibilidade à atribuição de permissões, pode também levar a estruturas de permissões extremamente complexas e difíceis de manter e gerir. Minimize o recurso às permissões exclusivas e considere adotar uma gestão de permissões baseada em grupos, sempre que tal seja possível.
3. Reveja e Atualize Regularmente: À medida que a composição das equipas de trabalho e os requisitos de acesso vão evoluindo, rejeva e atualize as permissões no sentido de as alinhar com as necessidades do momento. Remova quaisquer permissões desnecessárias e consolide conjuntos de permissões similares para manter uma estrutura de permissões eficaz.

Compreender as permissões de SharePoint em sites, listas, bibliotecas de documentos, itens e ficheiros é essencial para manter um ambiente de colaboração seguro e eficiente. Ao conhecer os conceitos de herança e quebra de herança e ao atribuir permissões a diferentes níveis do SharePoint, pode começar a gerir os acessos dos utilizadores com eficácia, e assegurar o trabalho com diferentes componentes do SharePoint.