No ambiente dinâmico e multifacetado dos Recursos Humanos, a gestão eficiente de políticas e procedimentos é crucial. A biblioteca de políticas e procedimentos de RH em SharePoint pode conter uma vasta gama de documentos essenciais, como manuais do colaborador, políticas de licença, diretrizes de folha de pagamento, cronogramas de formação e documentos de conformidade.
Exemplo de Conteúdos da Biblioteca de Documentos em SharePoint:
- Manuais de Colaboradores: Guias abrangentes que detalham as expectativas e responsabilidades dos colaboradores.
- Políticas de Licença: Informações sobre licenças parentais, médicas, e outras.
- Diretrizes de Folha de Pagamento: Procedimentos e regras para processamento de salários.
- Cronogramas de Formação: Calendários e detalhes de sessões de formação.
- Documentos de Conformidade: Normas e regulamentos que a empresa deve seguir.
Agente Copilot
Os agentes Copilot podem transformar a forma como os colaboradores interagem com estas informações. Por exemplo, um colaborador pode perguntar ao agente: “Qual é a política de licença parental?” ou “Onde posso encontrar o formulário para solicitar trabalho remoto?”. O agente pode então retornar o documento relevante ou fornecer uma resposta resumida.
Benefícios do Uso de Agentes Copilot
- Eficiência: Respostas imediatas às perguntas dos colaboradores, economizando tempo e reduzindo a necessidade de intervenção humana.
- Acessibilidade: Informações importantes estão sempre disponíveis, independentemente do horário ou da localização do colaborador.
- Consistência: As respostas fornecidas pelo agente são consistentes e baseadas nas informações mais atualizadas disponíveis no SharePoint.
- Envolvimento: Um processo mais interativo e envolvente pode aumentar a satisfação e a retenção dos colaboradores.
Criar Agentes Copilot
A criação de agentes copilot pode ser realizada através do botão “Copilot” presente no menu, no canto superior direito. Ao clicar no botão “Copilot” irá surgir um painel lateral direito que permite visualizar os vários agentes criados, quais os que foram previamente aprovados para utilização e o botão para criar um novo agente.
Após clicar em “Criar um agente”, surgirá uma janela flutuante onde é possível abrir o agente para iniciar interação com o mesmo, ou editar.
Configurar o Agente
A configuração é relativamente simples, no entanto em cenários mais complexos é possível utilizar o “Copilot Studio”. Para este artigo vamos apenas explorar a criação simples.
Identidade
No separador inicial, podemos definir o nome do agente e qual o objetivo do mesmo;
Origens
Neste separador é possível configurar as origens dos dados aos quais o agente vai aceder. Relembramos, que os agentes copilot em SharePoint respeitam as permissões já existentes no SharePoint, ou seja, em momentos de interação com o agente, o utilizador vai apenas receber informação à qual previamente já tinha acesso, pelo menos de leitura.
É possível seleccionar um site através do endereço, bem como, definir se a origem dos dados inclui toda a informação existente no site atual, ou apenas existente em bibliotecas de documentos seleccionadas.
Comportamento
No separador de comportamento é possível configurar
- Mensagem de boas-vindas – contém o texto que aparece sempre que iniciamos uma interação com o agente;
- Pedidos de introdução – Possibilidade de configurar 3 perguntas por defeito, para que o utilizador rápidamente interaja com o agente, sendo que estas questões devem ser relevantes e servir como um ponto de partida para a interação do utilizador com o agente;
- Instruções para agente – permite nos descrever o comportamento que pretendemos do agente tenha nas interações com os utilizadores. Neste caso as possibilidades são variadas e terá que ir testando várias descrições até encontrar o comportamento desejado.
Durante o processo de configuração do agente é possível testar o mesmo através do painel disponível na lateral direita.
Aprovação e Localização
Concluída a configuração do agente é possível através do menu de Copilot, aprovar e definir o agente como agente por defeito para o site.
Todos os agentes são também guardados como ficheiros com extensão .agent na biblioteca de “Recursos do Site”, onde também é feita de forma automática uma distinção entre os agentes aprovados.
Integração com Teams
A integração com o Teams é muito simples, bastando copiar o endereço do agente através do menu de copilot.
Ao colar a ligação numa conversa de Teams é possível interagir com o agente. De notar que sempre que existem utilizadores na conversa e que não tem acesso de pelo menos leitura ao conteúdo da resposta do agente, o administrador do agente é notificado e terá que aprovar para que a informação fique disponível para todos os utilizadores presentes na conversa.
Conclusão
Integrar agentes Copilot em uma biblioteca de políticas e procedimentos de Recursos Humanos no SharePoint pode transformar a experiência dos funcionários, tornando-a mais eficiente, acessível e envolvente. Ao fornecer respostas rápidas e precisas, os agentes Copilot ajudam a criar um ambiente de trabalho mais acolhedor e informativo.