No mundo corporativo atual, a eficiência e a colaboração são essenciais para o sucesso. Na Torpedo, o nosso objetivo principal é estabelecer uma arquitetura sólida no SharePoint que garanta visibilidade transversal para todas as empresas do grupo, incluindo áreas core de suporte como RH, IT e Office Management. Além disso, queremos otimizar a colaboração interna através do Microsoft Teams.
Desafios Identificados
Utilização Inconsistente das Ferramentas
Um dos principais desafios que enfrentamos é a utilização inconsistente das ferramentas disponíveis. Algumas equipas usam o Teams apenas para chamadas, enquanto outras já partilham ficheiros e colaboram ativamente. O SharePoint, por outro lado, é pouco utilizado e apenas para partilha ocasional de informação. Esta disparidade na utilização impede a maximização dos benefícios das ferramentas.
Soluções Descentralizadas
Diferentes equipas utilizam sistemas próprios para armazenamento e gestão do conhecimento, como wikis e repositórios internos. Esta abordagem descentralizada dificulta a integração e a conformidade com normas como o GDPR. A falta de uma solução centralizada compromete a eficiência e a segurança da informação.
Gestão Documental Desorganizada
A forte dependência do OneDrive e de armazenamento pessoal, em vez de uma solução centralizada baseada no SharePoint, resulta numa gestão documental desorganizada. Além disso, a falta de políticas definidas para retenção e arquivamento de documentos pode levar à perda de informação crítica, afetando a continuidade dos negócios.
Adoção Limitada de Workflows de Aprovação
Apenas algumas equipas estão a testar processos de aprovação, e não existem fluxos de trabalho padronizados para aprovação de documentos, compras ou faturas. A adoção limitada de workflows de aprovação (Power Automate) impede a padronização e a eficiência dos processos internos.
Desafios na Adoção das Ferramentas
A resistência à mudança e a falta de um plano claro para guiar os utilizadores são desafios significativos. Sem diretrizes estruturadas, os colaboradores podem não adotar corretamente as ferramentas disponíveis, comprometendo a eficácia das soluções implementadas.
Caminho para a Solução
Para superar estes desafios, é essencial implementar uma estratégia clara e abrangente. Aqui estão algumas ações recomendadas:
- Formação e Capacitação: Oferecer formação contínua para garantir que todos os colaboradores compreendam e utilizem as ferramentas de forma eficaz.
- Políticas de Gestão Documental: Definir e implementar políticas claras para retenção e arquivamento de documentos no SharePoint.
- Centralização das Soluções: Migrar todos os sistemas de armazenamento e gestão do conhecimento para o SharePoint, garantindo conformidade com normas como o GDPR.
- Workflows Padronizados: Desenvolver e implementar workflows de aprovação padronizados para documentos, compras e faturas.
- Plano de Adoção: Criar um plano de adoção estruturado para guiar os utilizadores na transição para as novas ferramentas.
Caso de Estudo: Ascendi
A Ascendi, uma operadora de infraestruturas de transporte em Portugal, enfrentou desafios na gestão eficiente dos seus documentos oficiais. A Torpedo desenvolveu um sistema de gestão documental específico utilizando o Microsoft SharePoint Online. Esta solução permitiu a criação, aprovação, categorização, modificação e acesso seguro a documentos de forma contínua. A integração com o Microsoft 365 foi crucial para garantir a eficiência e a conformidade com normas internas
Se está à procura de uma solução que transforme a forma como a sua empresa colabora e gere informação, a Torpedo tem a resposta. Com a nossa experiência em implementar arquiteturas robustas no SharePoint e otimizar a utilização do Microsoft Teams, podemos ajudar a sua empresa a superar os desafios de integração e gestão documental. Entre em contacto connosco hoje mesmo e descubra como podemos impulsionar a eficiência e a colaboração na sua organização. Juntos, podemos construir um futuro mais conectado e produtivo.
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A Torpedo pode ajudá-lo com:
- Intranets e Portais: Soluções personalizadas para a sua organização.
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