Caso de Estudo Ascendi
Tipo de Projeto: Gestão de Documentos no SharePoint Online
Indústria: Operadora de infra-estruturas de transporte em Portugal
Visão Geral do Cliente
A Ascendi é uma operadora de infraestrutura de transporte em Portugal, fundada em 1999. É a concessionária de 627 km de várias autoestradas portuguesas nas regiões Norte, Central e Área Metropolitana de Lisboa. A Ascendi, uma das principais empresas de infraestrutura em Portugal, enfrentou desafios na gestão eficiente de seus documentos oficiais. A necessidade era encontrar uma solução que permitisse a criação, aprovação, categorização, modificação e acesso seguro a esses documentos de forma contínua. A integração com o Microsoft 365 era crucial.Desafio de Negócio
A Ascendi pretende atualizar a plataforma que suporta os Procedimentos Manuais, com foco na otimização e facilitação da gestão deste processo. Atualmente, a área responsável pela monitorização e manutenção da plataforma é o Grupo de Processos e Riscos (GPR). Como o processo é responsabilidade do GPR, é importante enfatizar que este processo é transversal a todas as áreas existentes dentro da empresa.
Visão Geral da Solução
A Ascendi implementou o seu Manual de Gestão da Organização, uma solução robusta construída em Microsoft SharePoint Online. Possui um portal público para os funcionários encontrarem e visualizarem rapidamente os documentos oficiais. Além disso, foi estabelecido um portal privado para os departamentos internos, agilizando a submissão de documentos, fluxos de trabalho de aprovação e etiquetagem em massa automatizada.Principais Características
- Portais Públicos e Privados
- Envio de documentos para aprovação em vários departamentos
- Segregação de acesso até ao nível do documento
- Modificação massiva de documentos através do sistema de etiquetas
- Capacidade de adicionar e categorizar novos documentos
- Relatórios e “Dashboards” em Tempo Real
Serviços Fornecidos
- UX/UI
- Migração de dados.
- Peças Web Personalizadas
- Fluxos de Trabalho
- Integração OpenText API
- Scripts
- Relatórios em Microsoft Power BI
- Formação
- Documentação
Tecnologias Usadas
- SharePoint Online
- Power Automate
- Power BI
- Power Shell
- Integração de API’s
Portal Publico
O portal publico é a interface para os colaboradores da Ascendi, permitindo encontrar visualizar rapidamente documentos oficiais da organização.
Portal Privado
O portal privado permite a gestão dos documentos da organização. É possivel adicionar catgorias, aprovar novos documentos, bem como modificar documentos existentes através do sistema de etiquetas. A entrada do portal disponibiliza alertas para o utilizador facilmente perceber se existem documentos pendentes da sua revisão.
Funcionalidades do Portal Privado
- Adicionar novos documentos – Adicione novos documentos e categorize-os com alguns dos campos que são necessários para o sistema.
- Visualizar e editar documento – Durante a edição, o utilizador pode visualizar o documento e terá um painel de ações onde pode Aprovar ou Rejeitar. Todas as iterações são registradas no histórico de versões.
- Gestão de Etiquetas – Modificação massiva de documentos através de uma nomenclatura predefinida. As etiquetas podem ser codificadas por cores para facilitar a detecção de inconsistências.
Benefícios para o Negócio
O Manual de Gestão da Organização simplificou a gestão de documentos, garantindo conformidade, segurança e qualidade do documento. Os colaboradores apreciam a facilidade de uso e eficiência do sistema.
Testemunho do cliente
A Torpedo apresentou-se para a execução do projeto com uma excelente compreensão das nossas necessidades e entregaram um produto de qualidade. A abordagem proativa, prestável e ágil durante todo o projeto de desenvolvimento conduziu ao cumprimento dos objetivos propostos, sempre com capacidade de acomodarem algumas melhorias durante as iterações com as áreas internas. A plataforma entregue é robusta, fácil de usar e atende perfeitamente aos requisitos estabelecidos. A Torpedo entregou não apenas um produto de qualidade como estabeleceu uma relação de confiança, demonstrando profissionalismo e comprometimento em todas as etapas do projeto.
Ascendi
Coordenador de Análise e Desenvolvimento de Aplicações